Изучать различные системы управления временем и информацией (включая проекты и задачи) я начал ещё в 2005 году, когда мне привезли из Штатов оригинал книги Дэвида Аллена "Getting Things Done".
Как и многие, я записывал на что уходит моё время, практиковал разные системы и даже принципиальную бессистемность, но это неизменно приводила к единственному результату: временному улучшению, оканчивающемуся забиванием болта на очередную панацею.
Так продолжалось до тех пор, пока в голове ни сформировалось понимание нескольких тезисов, который сейчас кажутся очевидными, но тогда были сущим откровением. Это формирование далось непросто и стало необходимостью, так как я начал тонуть в своих 20+ одновременных проектов. Почти ни один из них не двигался сколько-нибудь постоянно и системно.
- Временем управлять невозможно, но можно управлять тем, на что ты направляешь своё личное время;
- Люди бывают двух видов: организованные и хаотичные;
- Большинство систем придумываются организованными людьми для организованных людей;
- Нельзя сделать вообще всё, что запланировано;
- Задача атомарна (неделима) и проста (её можно сделать за один шаг);
- Проект — направленный взвешенный граф задач;
- Любое регулярное продвижение по проекту лучше, чем взятие его нахрапом в ущерб другим. Другими словами: ритм важнее всего.
Я — творческий хаотический человек (это было очень трудно признать, кстати), не смотря на то, что всю жизнь работаю айтишником разработчиком. Для меня эта работа — искусство плетения алгоритмов и их красивых описаний на особенных языках, а не работа по преобразованию X в Y на пользу Z.
Именно поэтому мне всегда становилось тесно в системах планирования времени, созданных для уже организованных людей. Настолько, что на протяжении нескольких лет главной задачей моей жизни было "освобождение от календаря". То есть, я стремился к тому, чтобы выбирать что я буду делать в любой момент времени мог только я по своей доброй воле, но ни кто-нибудь другой.
Так я стал предпринимателем (чтобы "дядя" не мог мной командовать, да) и создал из отдельных сработавших для меня лично техник систему, которая задаёт ритм, но не ограничивает содержание.
СпискиДля начала, нужно создать кучу списков. По одному на каждый проект или область деятельности. Это — простые списки задач без иерархии. Для себя я выбрал, что задачи ещё и отсортированы по приоритету — чем ближе к началу, тем выше.
Дело в том, что я уверен что, во-первых, человек — однозадачное существо, а во-вторых, не бывает задач с одинаковым приоритетом — что-то одно все-равно важнее соседнего. Тем не менее, численно приоритеты я не измеряю — только перемещаю задачи по списку позиционно (вверх или вниз) когда мне кажется нужным это сделать.
В-третьих, и на этом я хочу остановиться отдельно — задачи могут зависеть одна от другой, но списки всё-равно должны быть плоскими, без иерархии. Потому что делать мы будем по одной задаче за раз и задачи в силу своей атомарности вполне самостоятельны. Вы просто не сможете начать задачу, для которой у вас нет всего необходимого. И этого факта достаточно. А древовидные структуры оставим тем, кого прёт прокрастинировать )
Сейчас нам важно только то, что у нас есть именованные списки, в которых перечислены задачи, а не проекты. Остальное — как удобно лично вам.
Структура календаряТеперь нужно сделать моё любимое — задать структуру календаря. И в этом мне очень помогает возможность современных календарей делать повторяющиеся задачи.
Предположим, что я решил работать "стандартные" 8 часов с часовым перерывом на обед между ними 5 дней в неделю. Всё как у "нормальных" людей (где вы таких видели?!)
СлотыКак вы, безусловно, заметили, я поделил время на некие "слоты" — куски дня, равные одному часу. Конечно, сделано это не просто так.
Для использования системы, необходимо принять ряд правил, без которых такой календарь никогда не будет отличаться от привычной вам свалки встреч и дел. Вот они:
- Всё время слота мы можем заниматься только тем, для чего этот слот предназначен. Для этого отключаются любые средства связи, не участвующие в процессе и все уведомления вообще;
- Как только время слота истечёт, мы даже находясь на полуслове прекращаем выполнять то, чем занимались, оставляя задачу недоделанной;
- Мы никогда (!) не нарушаем ни одного из правил системы.
Теперь я их объясню.
С третьим правилом всё очень просто: это система и, как спицы в велосипедном колесе, она сбалансирована. Выдернешь одну спицу — колесо будет деформироваться до потери функциональности. Так и с правилами: уберите одно и система перестанет работать.
К счастью, я так люблю свободу, что составил минимально возможную систему правил.
Второе правило создано для того, чтобы ликвидировать "проблему чистого листа". Дело в том, что начинать работать над любой проблемой получается лучше, когда наш мозг точно представляет себе, что конкретно нужно сделать. Так как мы не доделали какую-то конкретную задачу, но уже имели в голове план действий по ней, у нас получится легко начать работу снова. А уже буквально через несколько телодвижений мы спокойно будем копать тему или проект, задача за задачей.
Кроме того, второе правило нужно ещё и для того, чтобы эксплуатировать одну важную особенность нашего мозга. Она заключается в том, что когда известен точный срок работы, мозг знает, сколько ресурсов на неё можно потратить и перестаёт их неистово экономить. Впрочем, к этой особенности мы вернёмся чуть позже.
Первое правило нужно для того, чтобы сфокусировано работать именно над одной конкретной темой, не переключая контексты, а работая в потоке — самом эффективном состоянии разума.
Цветные правилаМне не нравится, когда жизнь можно описать словосочетанием "серые будни". Поэтому я использую и вам советую помнить о том, что у современных компьютеров миллионы цветов на экране.
Давайте раскрасим наши слоты. Например, каждый проект может иметь свой собственный цвет. Так мы расставим все проекты по календарю и визуально сможем контролировать их баланс в нашей жизни. Что — согласитесь — приятный бонус.
На представленном примере я оставил синими слоты для коммуникации (почты, мессенджеров и звонков). Оранжевыми я сделал слоты про непосредственное махание лопатой (работу руками), а зелёными про планирование и менеджмент других сотрудников.
О
тдыхНо постойте! Концентрированно работать 4 часа кряду без перерывов — нереально. Бывает же кофе, перекуры или, в конце-концов нужно размять конечности.
Вы правы. А, поскольку система должна работать, а не быть визуально-идеальной, нам необходимо ввести ещё одно правило:
- После каждого слота идёт обязательный отдых не менее 5 минут.
У меня лично — перерыв 15 минут, я подобрал его практическим способом, попробовав разные интервалы от 5 до 30 минут.
Хочу вам напомнить, что старые добрые школьные уроки по 45 минут возникли неспроста. В Советском Союзе вообще довольно серьёзно подходили к дисциплине труда и изучили её вдоль и поперёк — это была одна из лучших школ менеджмента и управления ресурсами, по понятным причинам.
Тут я вполне обыкновенный человек и довольно легко сохраняю концентрацию на деле в течение 45 минут. А 15 минут как раз хватает для того, чтобы сделать любые личные дела и даже успеть соскучиться по работе. Последнее потому, что наш мозг по-настоящему получает кайф от эффективно проведённого рабочего времени. И мера этого кайфа достаточна для того, чтобы быть большей, чем мера напряжения, накопленного за один слот.
На
водим блеск, танцуем ритмичноЧтобы дополнить систему до работающей, нужно сделать всего два шага. Первый — новое (последнее) правило:
- Никакой проект не может занять два слота подряд.
Это очень важное правило. Оно позволяет нам отдыхать от проектов, использовать перерывы для переключения контекстов, а также двигать множество проектов ритмично вперёд.
Фактически, именно это правило вместе со структурой календаря создаёт ритм, к которому наш организм достаточно быстро адаптируется и использует его по полной программе.
Второй шаг также связан с ритмичностью. Нужно определить в каких слотах будут расположены регулярно повторяемые действия типа совещаний или ежедневного повышения квалификации.
Усп
еть всёОткрытые неименованные слоты я использую для ситуативного планирования. Каждый раз, когда календарь сообщает мне о начале слота, я беру список задач, предназначенный для слотов этого цвета, доделываю то, что не было доделано в открытой задаче списка и перехожу к выполнению следующей по порядку задачи. Таким образом, список дел постоянно продвигается, а структура делает так, чтобы продвигались все нужные проекты в нужных лично мне пропорциях.
Соб
ираем воединоКак вы можете заметить, показанная система соответствует всем постулатам, которые я привёл в начале этой статьи. Она подходит хаотичным творческим людям, благодаря тому, что задаёт структуру, но не содержание.
Она признаёт, что невозможно выполнить все дела и с помощью списков задач организует процесс, в котором у нас всегда есть, чем заняться.
Ритм важен и он задаётся структурой. Входя в ритм, мы входим в знаменитое состояние "потока", работа делается легко.
И всё, что нужно — выполнять нехитрые правила. Повторю их все вместе:
- Выполняются все правила системы;
- Полная концентрация на слоте, никаких уведомлений;
- Закончилось время слота — работа мгновенно остановилась;
- После каждого слота идёт обязательный отдых 5 или более минут;
- Никакой проект не может занять два слота подряд.
Удачи вам во внедрении этой системы. В своё время, она позволила "подчистить хвосты" во время одновременного ведения 24 проектов параллельно. С тех пор я стараюсь не заниматься таким количеством проектов. И это — единственная система, которую принял мой хаотичный свободолюбивый разум и использует по сей день, когда нужно собраться и работать.